各二级学院（部）：
学生档案材料管理工作直接关系到学生人事档案的完整性和学生的切身利益，为进一步加强学生档案管理的规范化，维护学生档案的真实性和严肃性。现就学生档案管理相关规定，通知如下：
一、大学新生档案管理
根据档案管理相关规定，各二级学院（部）辅导员在对新生入学资格复查无误后，需对所有新生（含专转本学生）在本科入学前档案材料（高中档案或职院校毕业材料）进行收集、整理和归档。辅导员在对新生档案整理过程中，如发现学生没有本科入学前档案材料（高中档案或职院校毕业材料），在当年学期12月份前，以二级学院（部）为单位，把新生入学没有档案学生名单报送到行政二号楼218室学生就业指导中心（见附件1），如没有提交名单则默认学生档案齐全。在后期学生档案整理过程如发现档案缺失则由新生入学所带辅导员负责。
二、学籍异动生档案管理
学籍异动生是指学籍上的非程序化的变动主要包括休学、复学、入伍、降级、转学、转专业、退学等学籍发生变动的学生。由于辅导员是学生档案材料收集、整理和完善工作的第一责任人。各二级学院（部）的学籍异动生（包括休学、复学、入伍、降级、转学、转专业、退学等）的档案材料，务必做好新老辅导员档案的转交手续，以保证学籍异动学生档案材料的安全、系统和完备，交接结束后由异动后辅导员负责学生档案管理。如果学籍异动学生档案材料确实无法办理转交，严禁将学生档案交给学生本人保管，辅导员在每学期结束前务必将这部分学生档案材料移交到行政二号楼218室学生就业指导中心。
三、毕业生档案管理
（一）毕业生档案袋封面的规范填写。
毕业生档案袋封面填写，务必使用黑色水笔在“密级”和“编号”处填写班级、学号和姓名。
如图所示：
（二）毕业生档案材料的归档要求。
毕业生档案材料的归档，务必本着实事求是的原则，其内容材料干净整洁、书写规范，如档案在邮寄前出现材料遗失则由毕业时所带辅导员负责。
（三）毕业生档案内容如下：
江苏大学京江学院毕业生档案目录
专 业： 姓 名：
序号 | 材料名称 | 份数 | 序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | *本科入学前材料（高中材料） |
| 11 | 优秀毕业生登记表（获三好、优干学生等） |
|
2 | 团员证（*团员学生） |
| 12 | 国家助学贷款还款确认书（贷款学生） |
|
3 | *高等学校毕业生登记表 |
| 13 | *高等学校本专科毕业生就业通知书（已就业学生） |
|
4 | 入团材料（*团员学生） |
| 14 | *本科毕业生档案目录 |
|
5 | 大学生社会实践活动登记表（选放） |
| 15 | *录取花名册（成绩与志愿、报名登记表、体格检查卡） |
|
6 | *学生历年学习成绩表 |
| 16 | 其他材料 |
|
7 | *毕业设计（论文）总评分表 |
| 17 |
|
|
8 | *学位证明通知（获得学位学生） |
| 18 |
|
|
9 | 学生奖惩材料（获三好、优干学生等） |
| 19 |
|
|
10 | 入党材料（党员学生） |
| 20 |
|
|
注*号为必归档项
（四）各二级学院（部）辅导员在装档和邮寄前务必要将档案材料认真核查和校对，杜绝错装、漏装、混装现象。
（五）需要加盖公章的材料务必要规范盖章，盖章不完整视为无效材料，在档案邮寄前进行检查确认。
四、毕业后学生档案管理
学生毕业当年9月份以后，已落实工作岗位的学生档案尽快邮寄，剩余档案需移交学生就业指导中心（附电子清单，见附件2），移交后由学生就业指导中心负责安排后期邮寄工作，学生档案在学校保留毕业两年后，统一邮寄至学生所在生源地人才市场。
五、毕业生档案查询办法
学生毕业后已邮寄学生档案信息，学生就业指导中心统一整理，辅导员可登录91.job智慧就业系统——就业管理——档案管理查询。
学生就业指导中心
2022年11月9日
